Gmail-Erfahrungen

Anfang Mai habe ich versprochen, meine Erfahrungen mit Google Mail hier zu schreiben. Nun denn, das sind jetzt gut drei Monate, Zeit wird’s:

Einige der Grundkonzepte von Gmail sind folgende:

  • Mails sind in Konversationen organisiert, d.h. eine Mail wird immer zusammen mit ihren Antworten gespeichert (auch als “Threads” bekannt).
  • Es gibt keine Ordner, sondern Labels (“Markierungen”), von denen beliebig viele einer Konversation zugeordnet werden können.
  • Mit der Archivieren-Funktion wird eine Konversation nicht mehr im Posteingang angezeigt, bleibt aber im Ordner “Alle Nachrichten” und ist über Labels und Suchbegriffe auffindbar.

Kontaktverwaltung

Um die Kontaktverwaltung muss man sich eigentlich überhaupt nicht kümmern. Kontakte, an die man bereits eine Mail gesendet hat, werden in der Kontaktliste gespeichert, diese Einträge kann man später um weitere Daten (zweite Adresse, Telefonnummer, etc.) vervollständigen oder löschen.

In der Kontaktliste erhält man durch Klick auf einen Kontakt eine Liste aller Mails, die man schon mit dem Kontakt ausgetauscht hat.

Außerdem können Kontakte in Gruppen organisiert werden, so dass später relativ einfach Mails an mehrere Personen geschickt werden können.

Mail-Anzeige

Wie bereits erwähnt, sind Mails in Diskussionen organisiert, in der Liste des Posteingangs stehen alle neuen Mails sowie alle dazugehörigen Mails in der gleichen Diskussion (wenn z.B. jemand auf eine bereits archivierte Mails antwortet). Das ist praktisch, so muss man nicht erst die dazugehörigen anderen Nachrichten aus dem Archiv kramen.

Gmail List

Absendernamen werden je nach Platzmangel in der Absender-Spalte ggf. abgekürzt (nur der Vorname angezeigt), beim Darüberfahren mit der Maus wird die Mail-Adresse und - sofern in der Kontaktverwaltung eingerichtet - das Bild des Absenders angezeigt. Bei Diskussionen mit mehreren Mails werden in der Spalte alle Absender aufgelistet, z.B. “Bill, Nico, Steve”.

Gmail Thread

In der Mail-Ansicht wird ebenfalls der komplette Diskussionsfaden angezeigt, wobei die bereits gelesenen Mails “eingeklappt” sind und erst nach einem Mausklick sichtbar werden.

Verfassen von Mails

Gmail Compose

Neue Mails werden wahlweise im Hauptfenster oder auch in einem Popup (wie bei gängigen Mailprogrammen) verfasst. Beim Tippen des Empfängernamens zeigt Gmail Vorschläge aus den Kontakten an, so dass man noch nicht einmal mehr den vollen Namen tippen muss (bei Webmailern ist dies noch nicht so üblich).

Sollen Anhänge mit der Mail verschickt werden (max. 10 MB), werden diese während des Tippens des Mailtextes hochgeladen, also nicht erst (aber spätestens) wenn man auf “Senden” klickt. Das spart Zeit.

Eine der praktischsten Funktionen ist die Auto-Save-Funktion, der Mailtext wird ca. jede Minute automatisch und vom Benutzer unbemerkt gespeichert. Wenn der Browser abstürzt oder man das Fenster versehentlich schließt (ja, das kommt vor), kann man beim nächsten Mal einfach weitermachen, man verliert nicht die komplette Nachricht.

Labels

Jeder Diskussion können mehrere Labels zugeordnet werden. In den Label-Ansichten werden alle Diskussionen mit einem bestimmten Label angezeigt. (Übrigens wird der Posteingang auch auf diese Weise umgesetzt, im Prinzip ist das nur ein Label “Inbox”)

Im Gegensatz zur hierarchischen Organisation in Ordnern ist dies extrem praktisch, denn so kann eine Diskussion z.B. zu “Freunde” und zu “Studium” gehören und wird später unter beiden Stichwörtern gefunden und angezeigt.

Backup

Bezüglich der Datensicherheit traue ich grundsätzlich keinen Firmen, zu denen ich nicht fahren kann und das Backup-Band anschauen kann. Sollte Google morgen Gmail einstellen, wären meine Mails weg, und ich hätte wahrscheinlich noch nicht einmal Anspruch darauf, meine Daten zu bekommen.

Glücklicherweise lassen sich alle Mails aus Gmail per POP3 mit gängigen Mailprogrammen herunterladen (die Originale bleiben wahlweise bei Gmail oder werden dort gelöscht oder archiviert). Dabei werden natürlich die Labels nicht mitgespeichert, aber als Backup der Mails selbst reicht das.

Spam-Filter

Wird eine Mail von Google als Spam angesehen, wird sie in den Spam-Ordner verschoben, taucht nicht im Posteingang auf und wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Der Spam-Filter fängt viele, aber lange nicht alle Spam-Mails, da ich meine ca. 100 Spam-Mails pro Tag von Spamassassin vorfiltern lasse, kann ich hier keine Zahlenangaben machen.

Probleme

Als Absenderadresse lässt sich ggf. anstatt der Gmail-Adresse eine beliebige (überprüfte) E-Mail Adresse einstellen. Allerdings wird dann die Gmail-Adresse in den “Sender”-Header der Mail geschrieben. Microsoft Outlook zeigt dann als Absender “neueadresse@example.org Im Auftrag von gmailadresse@gmail.com” an, das sieht nicht wirklich schön aus.

Gmail Outlook

Als Anhang können maximal 10 MB verschickt oder empfangen werden. Das ist kein Problem, aber manche Dateitypen werden zusätzlich abgelehnt, z.B. können keine ausführbaren Dateien empfangen werden (auch nicht in ZIP-Archiven). Das gilt auch für manche Word- oder Excel-Dokumente.

Fazit

Man könnte noch stundenlang weiterschreiben und die Features von Gmail im Detail erklären, aber das würde den Rahmen hier sprengen, außerdem sieht man die meisten Dinge besser, wenn man’s einfach ausprobiert.

Ich werde erstmal bei Gmail bleiben, die Oberfläche erscheint mir komfortabler als Outlook, Evolution, Thunderbird und sämtliche anderen Webmailer, und die Möglichkeit des POP3-Backups beruhigt meine Datenverlust-Paranoia.